מקרי בוחן

גרעין מוביל חוסן ישובי

נאמני שימור ידע

תכנון שטח בין עירוני משותף

בואו לראות

תרבות ארגונית של הפרדה אגפית:

בחלק מהרשויות, כל אגף הוא יחידה הפועלת באופן עצמאי, לעיתים האגפים מפוזרים במבנים פיזיים שונים ברחבי העיר. מבנה זה מקשה על שיתוף פעולה גמיש בין אגפים.

תיאום בין מערכות מידע:

מערכות מידע נפרדות לכל אגף או מחלקה מקשות על שיתוף נתונים וידע חיוני לקידום פרויקטים משותפים.

הגדרות תפקידים רוחביים:

בחלק מהרשויות אין הגדרה מוסכמת של בעלי תפקיד שאחראים על הובלת תהליכי רוחב. לעיתים, לקיחת אחריות על תפקיד רוחבי היא בנוסף לתפקידים אחרים שמבוצעים ברשות, דבר שעלול להוביל לחוסר פניות לביצוע המשימה ולאי-בהירות בנוגע לאחריות.

תמריצים:

חוסר בתמריצים ותגמולים לקידום שיתופי פעולה עלול להוביל לחוסר עניין מצד עובדים להשתתף בפרויקטים משותפים.

תקציבים נפרדים:

תקציבים נפרדים לכל אגף או מחלקה מקשים על הקצאת משאבים לפרויקטים משותפים.

הצלחות קטנות

ככלי לתמרץ את הצוותים האמונים על שיתוף הפעולה.

מטרה משותפת

התוויה של דרך ושל מטרה משותפת לתהליך.

מיפוי בעלי העניין

יצירת מפת האינטרסים של התהליך ושל כל השחקנים במגרש.

עבודת צוות

שימת דגש על אלמנטים שמשפרים עבודת צוות: גיבוש חברתי, שיח חברתי ובין אישי, העמקת היכרות.

פורומים מקצועיים

הקמת פורומים שמקדמים תחומים ופרויקטים רחבים באמצעות שיתוף וקיום שיח מקצועי חוצה אגפים.

לוותר על האגו

להגיע בצניעות ורצון לשיתוף פעולה שכולם יוצאים ממנו נשכרים.

ערך מוסף ואינטרס משותף

לאתר את הערך של כל אחד מהשותפים וכן את האינטרס המשותף.

קרדיט לשותפים

חשוב שכל שותף יקבל הערכה וקרדיט בשיתוף הפעולה.

גיבוש צוותים הפועלים בשיתוף פעולה

דגש על גיבוש צוותים שעובדים היטב יחד גם במישורים הבלתי פורמליים, על מנת לחזק את הפרויקט ברמה האישית.

סביבה חיובית

בניית סביבה היוצרת ומאפשרת התנהלות חיובית ומיטיבה.

מובילת המהלך

סאמח עוסמאן

מנהלת פיתוח כלכלי ואסטרטגיה

תקציר

הרשות המקומית ג'ת יזמה הקמת גרעין מוביל לחיזוק החוסן היישובי, במטרה לשפר את שיתוף הפעולה בין אגפים ומחלקות. התהליך כלל זיהוי צורך בתיאום, רתימת מנהלים, גיבוש חזון משותף ויצירת פלטפורמות לתקשורת.

הצורך

למרות פעילות ענפה בתחום החוסן היישובי, חסרים שיתופי פעולה משמעותיים בין האגפים והמחלקות. נדרש חזון משותף ואסטרטגיית פעולה לשיפור השירות לתושב.

היוזמה

הקמת גרעין חוסן יישובי שיפעל בשותפות, יאגם משאבים ויוביל להגברת החוסן העירוני. שותפים: אגף רווחה, עסקים קטנים, תחום ותיקים, ביטחון עירוני.

שותפים

אגף רווחה, עסקים קטנים, תחום ותיקים, ביטחון עירוני.

זיהוי האתגר

היעדר פורום מתכלל לעבודה בתחום החוסן הישובי.

פגישות אישיות עם ראשי המחלקות

לרתימתם למהלך תוך חיבור כל מנהל למהלך דרך האינטרס האישי והמקצועי שלו.

כינוס השותפים

תכנון חזון עירוני משותף לצד תכנון פעילות לטווח הקצר, בדגש על הצלחות מיידיות.

יצירת פלטפורמות תקשורת

קבוצת וואטסאפ ומפגש שבועי קבוע לעדכון ותכנון פעילות.

5

6

עבודה במקביל: אישי וקבוצתי, תכנון וביצוע, גמישות והתקדמות בכמה מישורים במקביל.

יצירת מוטיבציה פנימית לפעולה בקרב כלל הגורמים, ללא קשר לתפקודם השוטף.

חיזוק תחושת שייכות ומוטיבציה דרך יחסים אישיים וחיבור לעקרונות הפרויקט.

יעילות בניצול משאבי כסף וזמן, יצירת שיתופי פעולה שמגדילים את ההשפעה.

התמקדות בשיפור השירות לתושב.

חיבור שותפים, במיוחד:

• גורמים עם יחסים בין-אישיים מורכבים (פתרון זמני: גורם מתווך).
  

• מחלקת הנדסה: קושי לוגיסטי וחיבור לתחום בשל גודל המחלקה.
  

מובילת המהלך

דלית טובי

מנהלת מחלקת תקשורת דיגיטלית פנים ארגונית באגף משאבי אנוש

תקציר

עיריית נתניה פיתחה תכנית "נאמני שימור ידע" למניעת אובדן ידע ארגוני בעת עזיבת עובדים. התהליך כלל גיבוש תכנית, הכשרת נאמני ידע, ובניית מערכת לתיעוד מידע.

הצורך

שימור ידע ארגוני בעת סיום העסקת עובדים ויצירת בסיס ידע משותף.

שותפים

ועדת היגוי הכוללת אגף שירות לתושב, אגף משאבי אנוש, יועצת ארגונית לפיתוח הון אנושי, ונאמני ידע מוכשרים.

גיבוש התוכנית

בחירת רעיון הכשרת נאמני ידע כפרויקט בר קיימא, ללא תקציבי חוץ, ואפשרות לפיתוח משמעותי של עובדים.

פרסום קול קורא

גיוס עובדים להכשרת נאמני שימור ידע, כולל המלצת מנהל ישיר.

הכשרת נאמני שימור ידע

הכשרה מעשית כמודלינג לאופן הפעולה הנדרש מנאמני הידע: ההכשרה הייתה מוקפדת, נעימה, מושקעת, יצירתית, וכללה שימוש רב בכלים של שיתוף ופרואקטיביות.

בניית מערכת לתיעוד מידע

פיתוח מערכת ידידותית למשתמש עם מבנה גמיש.

5

6

פרואקטיביות

עידוד יוזמה אישית בכל הרמות.

שיתופיות

מעורבות כלל השותפים בתכנון וביצוע ויצירת מוטיבציה ותחושת משמעות בקרב כולם.

רתימת עובדים

התמודדות עם חששות מהגדלת אחריות ועומס עבודה, העשייה במסגרת הפרויקט היא כחלק משעות העבודה הקיימות.

קושי לשתף בידע

עובדים נרתעו מלשתף בידע מתוך חשש מחשיפה וביקורת, חוסר ביטחון במקצועיות העובדים.

מיתוג התהליך כהזדמנות לפיתוח אישי ומקצועי.

שימוש בשפה מגייסת ומעצימה.

הכשרת נאמני ידע ביצירת אמון ושיתוף פעולה.

שימוש בגישת סטוריטלינג להעצמת העובדים.

מובילי המהלך

סאמח עוסמאן

מנהלת פיתוח כלכלי ואסטרטגיה

עולה אבו גזאלה

גזברית

מוחמד אבו נאסר

מהנדס העיר ג'ת

תקציר

באקה אל גרבייה וג'ת יזמו שיתוף פעולה לניהול אזור משותף לפיתוח עירוני. התהליך כולל שיתוף ציבור, תכנון משותף, ויצירת מנגנוני ניהול, עם דגש על בניית אמון ושיתוף פעולה ארוך טווח.

הצורך

• ניהול משותף של אזור בין שתי הרשויות.
  
• שינוי ייעוד קרקע מחקלאי למסחר, תעשייה, מגורים ופארק היי-טק.
  
• יצירת מנהלת משותפת לטיפול בסוגיות כגון חלוקת הכנסות והוצאות, צווי ארנונה, וחוקי עזר.
  

שותפים

ראשי רשויות, מהנדסים, גזברים, יועצים משפטיים, תושבים, נציגי פיתוח אסטרטגי, משרד הפנים, רשות הטבע והגנים.

שיתוף ציבור

ימי הסבר ושאלות לתושבים לצמצום התנגדויות, במיוחד לאור היות הקרקע פרטית.

גיבוש תכנית

• תכנון הנדסי על ידי צוותי התכנון והמהנדסים של שתי הרשויות.
  
• עבודה על תכנית כלכלית במקביל לאישור התכנית ההנדסית.
  
• תכנון מנהלת משותפת בסיוע תכנית פרו של מעוז.
  

מיפוי שחקנים

זיהוי גורמים רלוונטיים למנהלת ולרתימה למהלך, כולל גורמים חיצוניים כמו מנהלת מחוז של משרד הפנים.

4

שותפות רחבה

שילוב כל הגורמים המעוניינים לתרום, יצירת מרחבי שיתוף ושיח.

בניית אמון

הדגשת הרצון המשותף לפיתוח כלכלי לטובת התושבים.

רציפות ומחויבות

התמודדות עם חילופי בעלי תפקידים, במיוחד בתקופת בחירות.

יצירה ושמירה על אמון

בין גורמים מרובים עם אינטרסים שונים לאורך זמן.

3

צחי בוחניק

כיום מנהל אגף ישובים במועצה אזורית

עמק ירדן.

בביצוע הפרויקט- מנהל היחידה לתכנון אסטרטגי בעמק הירדן.

מה היה הצורך?

להנגיש זכויות וחובות של עובדי הרשות המקומית.

דנה ליביץ

יועצת ארגונית, בעת הפרויקט מנהלת היחידה האסטרטגית בבני ברק.

מה היה הצורך?

הגשת קולות קוראים ממגוון תחומים.

לחצו כאן